在现代办公场景中，邮件处理和文档生成已经成为日常工作的重要环节。无论是企业内部通知、客户邮件、合同生成，还是各类活动函件发送，如果采用手动编辑和逐一发送的方法，不仅耗时耗力，而且容易出错。针对这一需求，WPS文字提供了强大的 邮件合并和批量生成功能，可以实现从数据源自动生成个性化文档，并直接发送邮件，从而大幅提高办公效率，节省时间成本。

使用WPS的邮件合并功能，用户可以将 Excel 或 CSV 等数据源中的信息与 Word 文档模板进行绑定，根据数据批量生成包含不同收件人信息的文档。结合批量生成技巧，可以实现信件、合同、证书、通知等文档的快速制作，无需重复操作，大幅降低人工错误的风险。此外，WPS文字还支持直接将生成的文档通过邮件发送给指定收件人，真正实现一键式办公自动化。

本文将从基础操作入手，详细讲解 WPS文字邮件合并的创建、字段插入、批量生成、发送邮件 等操作步骤，并结合实际办公场景提供进阶技巧。无论是企业行政、教育管理，还是个人自由职业者，都能通过本文掌握邮件合并和批量生成的高效方法，快速提升文档处理和邮件发送效率，让办公更智能、更高效。

一、WPS文字邮件合并功能概述

邮件合并是指将数据源（如Excel表格）中的信息与WPS文字模板结合，批量生成个性化文档或邮件。主要用途包括：

• 批量生成邀请函、通知、证书
• 快速制作合同、报价单
• 自动化发送客户邮件，提高效率

二、准备工作：数据源与模板设计

在进行邮件合并之前，需要完成以下准备：

• 数据源整理：通常使用Excel或CSV文件，确保列标题清晰、数据完整，例如“姓名”“邮箱”“公司名称”。
• 模板创建：在WPS文字中新建文档，并在文档中标注需要插入的数据位置，如“尊敬的<<姓名>>”或“公司：<<公司名称>>”。
• 保存路径：确保模板文档和数据源文件存放在可访问的位置，便于后续批量生成。

三、WPS文字邮件合并操作步骤

具体操作流程如下：

• 1. 打开WPS文字，进入“邮件”选项卡，选择“开始邮件合并”。
• 2. 选择合并类型：选择“信函”、“电子邮件”或“目录”。
• 3. 选择数据源：点击“选择收件人”，导入Excel或CSV文件。
• 4. 插入合并字段：在文档中需要个性化的位置插入合并字段，如姓名、邮箱、公司等。
• 5. 预览结果：点击“预览结果”，检查每条数据是否正确显示。
• 6. 完成合并：选择“完成并合并”，可选择生成新文档或直接发送邮件。

四、批量生成与邮件发送技巧

邮件合并完成后，可使用以下技巧提高办公效率：

• 批量生成文档：合并完成后可生成多个独立文档，并按姓名或编号自动命名，便于归档。
• 直接发送邮件：通过WPS内置邮件功能，将合并后的内容直接发送到收件人邮箱，支持群发及个性化内容。
• 条件筛选：在选择收件人时，可设置条件，如仅发送给某部门或特定客户，提高操作精准度。

五、实际办公案例

例如企业HR发送入职通知：

使用WPS邮件合并功能，HR可以自动生成每位新员工的入职通知，并批量发送到邮箱，无需重复操作，极大提高工作效率。

六、注意事项与优化建议

• 确保数据源格式规范，避免空白单元格或格式错误导致合并失败。
• 邮件合并前建议先进行预览，避免发送错误信息。
• 合并字段命名需与数据源列名一致，否则无法正确插入。